¿Cuál es la clave del método GTD?
Sigue leyendo el resumen del compañero Santiago Moll.
El método GTD de gestión no es un método de gestión al uso. Y no lo es por una razón que personalmente me parece esencial: el método GTD facilita que tu mente se libere de las tareas que tienes pendientes, es decir, las tareas que te faltan por realizar desaparecen de tu mente y se guardan en otros lugares que más adelante explicaré. Este hecho es el gran valor del método GTD, ya que cuando trabajas en algo no tienes la necesidad de recordar lo que todavía tienes pendiente.
La transformación del tiempo mediante el método GTD.
Siempre he defendido la idea en este blog de que gestionar el tiempo es una forma más de perder el tiempo. De lo que se trata no es de gestionar el tiempo, sino de transformarlo a tu favor para disponer precisamente de más tiempo. Esto hace que a través del método GTD lo que se concibe como prioridad pase a un segundo plano, es decir, no hay que estructurar el trabajo por prioridades, sino por actividades requeridas para cada momento del trabajo. Esta concepción del tiempo es realmente otro de los grandes valores del método GTD. ¿Cómo se consigue? David Allen propone cinco actuaciones para poder desarrollar con éxito tu trabajo.
Los 5 principios del método GTD.
1. Recopilar. En este primer principio de lo que se trata es de vaciar las tareas que tienes en mente. Para David Allen cuanta más información almacenas más tiempo tardas en gestionarla correctamente. Hay tareas que sencillamente puedes poner en listas y olvidarte de ellas para centrarte en otras. Así evitas que en tu cabeza se reproduzcan tareas que debes realizar a corto, medio o largo plazo. Las reproducciones de ideas no hacen más que disminuir tu trabajo y, por ende, tu productividad. En este sentido David Allen habla de depositar la información en “cubos”, “cajas”, “cestas” o, lo que vendría a ser lo mismo:
- Subcarpetas en correos electrónicos (gmail)
- Libretas
- Agendas electrónicas
- …
Estos lugares de almacenaje son los que te permiten vaciar tu mente. Además, cuentan con la ventaja de que puedes recurrir a ellos cuando quieras sabiendo que en un instante tendrás la información a tu disposición. David Allen recomienda que al menos una vez por semana revises estos lugares de almacenaje y los tengas tan actualizados como sea posible para evitar una excesiva acumulación de información.
2. Procesar. Una vez consigues tener todas tus tareas debidamente recopiladas, es cuando empieza la segunda fase del método GTD que consiste en procesar la información almacenada. Será en esta segunda fase donde deberás tomar las siguientes decisiones:
- Eliminar la tarea
- Realizar la tarea
- Delegar la tarea
- Posponer la tarea
Además de estas decisiones, David Allen también tiene en cuenta estos procedimientos:
- Toda tarea que se comience debe realizarse desde el principio.
- No realizar nunca dos tareas a la vez.
- Evitar en la medida de lo posible posponer a reprogramar una tarea.
La regla de los dos minutos.
Una de las máximas del método GTD tiene que ver con las tareas que requieren para su realización una corta duración. En tu trabajo hay muchas tareas de este tipo. Pues bien, si la tarea que se te presenta tiene una duración de menos de dos minutos, debes realizarla al instante. Es más, debes realizarla y finalizarla para que deje de ocupar espacio en tu mente o debas almacenarla en alguno de los cubos de información. Estas tareas aplicadas al ámbito docente podrían ser:
- Poner las notas de una actividad en tu cuaderno
- Llamar a una familia
- Escribir una nota en la agenda de tu alumnos
- Completar la programación de aula de ese día
- Enviar una notificación a otro compañero por correo
- Responder un correo electrónico que demande tan sólo una verificación sobre algún aspecto en concreto
- Pasar el acta de una entrevista con las familias
- …
3. Organizar. Todas aquellas tareas que ya no están en tu mente, sino recopiladas y procesadas en cubos de información de almacenaje de tareas necesitan de una organización para llevarse a cabo con éxito. Al respecto, David Allen en su método GTD insiste en la importancia de la creación de listas, unas listas que él divide en las siguientes categorías o grupos:
- Próximas acciones. En este grupo se trata de anticipar las consecuencias que una tarea conlleva por sí misma, es decir, de lo que se trata es de anticipar qué tarea vendrá tras la realización de una tarea. Por ejemplo, a la tarea redactar la programación del curso requerirá más adelante la firma de los miembros del departamento y la entrega de la programación al equipo directivo en el plazo señalado. Es muy importante en este sentido no visualizar tan sólo la primera tarea, sino conocer cuáles serán las próximas acciones que una tarea conlleva en sí misma. Este tipo de tareas se pueden dividir por contextos o situaciones como centro escolar, casa, correo electrónico, teléfono, notas…
- Proyectos. David Allen llama proyecto a toda tarea que requiere más de una acción para llevarla a cabo. Estas tareas inacabadas y que tienen una relativa duración en el tiempo deben ser revisadas de forma periódica para permitir, precisamente, que avancen y no se estanquen. En el ámbito escolar son relativamente frecuentes y no siempre se gestionan debidamente, ya que los plazos de realización no siempre se respetan. Estos proyectos son propios de los equipos directivos o también se gestionan en las reuniones de departamento o el las denominadas Comisiones de Coordinación Pedagógica donde asisten los jefes de departamento y miembros del equipo directivo.
- En espera. Se trata de una tarea que no realizas tú, sino que ha sido delegada a otra persona. Aunque no tengas el control para la realización de la tarea, sí es fundamental establecer unos parámetros de control o recordatorios para que la tarea en cuestión se lleve a cabo. En los centros escolares este tipo de tareas se pueden relacionar con talleres o actividades extraescolares en la que el personal ajeno al centro es el encargado de la actividad.
- Algún día / quizá. Se trata de una lista de tareas de las que eres consciente de que no puedes realizar a corto o medio plazo por diversas razones. En el ámbito docente podría estar relacionado, por ejemplo, con el aprendizaje de una nueva lengua o de alguna herramienta de carácter tecnológico (aprender a programar).
La importancia de la simplicidad.
Otra de las máximas del método GTD es la simplicidad a la hora de organizar las tareas. Cuanto más simple sea la forma de organizarse, más efectiva será la tarea que tengas entre manos. De ahí que, a veces, sea más efectivo un método que conozcas y domines que otro que requiera de un cierto aprendizaje. Puede ser más efectivo anotar una tarea en un papel o libreta que realizarlo en una aplicación de un dispositivo electrónico, por poner algún ejemplo.
El uso del calendario.
El método GTD sólo recomienda el uso del calendario únicamente para las tareas que están prefijadas de antemano. En el ámbito escolar son las que suelen venir definidas en el calendario escolar como, por ejemplo:
- Claustros
- Reuniones de evaluación
- Día de entrega de notas
- Reuniones de equipos docentes
- Reunión con las familias al inicio de curso
- …
4. Hacer. Uno de los aspectos que más me ha llamado la atención del método GTD es poner especial hincapié en algo que me parece fundamental y en el que es fácil caer. Me refiero al hecho de invertir más tiempo en organizar las tareas que en hacerlas. El hecho de dedicar mucho tiempo a la gestión de tareas hace que dichas tareas cuesten cada vez más llevarlas a cabo ya que se invierte una energía considerable en su preparación. Hay que hacer lo posible para llegar lo más fresco posible a la realización de la tarea para que esta salga satisfactoriamente.
5. Revisar. El mayor error que puedes cometer a la hora de llevar a cabo tus tareas es no revisarlas con asiduidad. David Allen propone que siempre que sea posible las tareas a realizar se revisen diariamente. La revisión de las tareas es una actuación esencial a la hora de valorar tu productividad porque es la revisión la que te permite abordar las tareas y evitar lo que se denomina la procrastinación. Al respecto del término procrastinación, te recomiendo la lectura del artículo Procrastinación docente o dejar para mañana lo que debieras hacer hoy. David Allen da una importancia enorme a la revisión de las tareas porque ello implica una disciplina y un compromiso con las tareas racionadas con tu trabajo. Sin revisión lo más probable es que las tareas se vayan acumulando y alguna de ellas deje de realizarse.
Las áreas de responsabilidad del método GTD.
Por áreas de responsabilidad debes entender todas aquellas acciones de tu vida en la que tú tienes el control y la capacidad de decisión. Precisamente, la toma de decisiones es lo que marca el éxito del método GTD. Y dichas decisiones no sólo se centran en el ámbito laboral, sino también en el personal. Hay que ser consciente de que cada decisión tiene unas consecuencias y que estas consecuencias conllevan una responsabilidad.
En este sentido las áreas de responsabilidad de las personas suelen oscilar entre las 8-10 responsabilidades. Por ejemplo, estas son mis áreas de responsabilidad:
- Centro escolar
- Relaciones familiares
- Relaciones personales (amigos, conocidos y compañeros de trabajo)
- Finanzas
- Desarrollo personal
- Desarrollo profesional (blog Justifica tu respuesta)
- Salud y bienestar
Es importante, al respecto, evaluar cuáles son para ti tus áreas de responsabilidad, es decir, se trata de definirlas a partir de cómo está organizada tu vida personal y profesional. Una vez definidas de lo que se trata es de llevar un sencillo registro de dichas áreas y trabajar con ellas. Con las áreas decididas no deberías realizar ninguna tarea que no te ayudara a desarrollar algunas de tus áreas de responsabilidad. A partir de ahí se trata de mantener un equilibro y una revisión de todas ellas y no dejar ningún área desatendida. Si algún área se desatiende de forma regular seguramente deberá revisarse o suprimirse.
De la correcta gestión de tus áreas de responsabilidad dependerá en muchos casos tu bienestar en todos los aspectos de tu vida. Porque, precisamente, el hecho de detectar algún desequilibrio en las áreas que has definido te dará la oportunidad de poder enmendar cualquier deficiencia.
La perspectiva en el método GTD.
El método GTD establece 6 niveles de perspectiva para la gestión de la productividad. Estos niveles son: vida, visión, objetivos, áreas de responsabilidad, proyectos y acciones.
Estos niveles de perspectiva de los que algunos he desarrollado en otros apartados deben responder a una pregunta que a mí me parece esencial y es la siguiente: ¿por qué hago lo que hago? Esta debe ser la primera pregunta que debes formularte en tu vida personal y profesional porque:
Si no eres capaz de dar un sentido a tu productividad, nunca serás productivo. [TUITÉALO]
Cómo iniciarse en el método GTD.
Me gustaría acabar esta aproximación al método GTD con algunas recomendaciones en el caso de que quieras adaptarlo a tu trabajo, a tu productividad.
- Libro. Yo empezaría leyendo el libro de David Allen Organízate con eficacia. Se trata de un libro de muy fácil lectura y muy pautado y del que obtendrás magníficas ideas para desarrollar tu productividad.
- Método. Define un método de trabajo. Nunca serás productivo si no eres capaz de crear tu propio método e interiorizarlo. Debe ser un método sencillo en el que al principio no predomine la tecnología. Yo empezaría por una libreta y un bolígrafo para la confección de lista. A medida que el método GTD se perfeccione, iría incorporando aplicaciones que me hicieran ganar tiempo y aumentar y mejorar mi productividad como, por ejemplo, Evernote.
- Determinación. La productividad no depende del trabajo, sino de la determinación que pones en ese trabajo. Debes crear un método, pero aún más importante es creerte el método para aplicarlo de forma que tu trabajo gane en calidad.
- Orden. Debes respetar el orden del método GTD: recopilar, procesar, organizar, hacer y revisar.
- Menos es más. Evita en lo posible que la preparación de una tarea te lleve más tiempo que su realización.
- La regla de los dos minutos. No dudes en realizar al momento cualquier tarea que conlleve menos de dos minutos, es decir, nunca pospongas una tarea sencilla. Hazla al instante.
A modo de conclusión. El método GTD como filosofía de vida personal y laboral.
Como cualquier método, el método GTD ha tenido muchos defensores y detractores. Aquellos que critican el método lo hacen aduciendo que el compromiso que debe adquirirse con el mismo no compensa lo productivo que puedes llegar a ser. Soy consciente de que llevar el método GTD a rajatabla exige de una dedicación y de una determinación enorme. Pero como cualquier método, quiero pensar que tiene aspectos realmente interesantes y de muy fácil aplicación en tu vida.
En un principio puede parecer que se trata de un método que te robará mucho tiempo, cuando en realidad es todo lo contrario. Bien aplicado, la persona que lo realiza se da cuenta de cómo ha transformado su tiempo a partir de la toma de decisiones. En tu trabajo no se trata de ser productivo, se trata de saber por qué y en qué eres productivo. Sin reflexión la productividad se convierte en gestión de los recursos, en gestión del tiempo, es decir, en una pérdida de tiempo. Sólo sabiendo por qué eres productivo serás capaz de dejar de gestionar el tiempo para transformarlo. El método GTD es un método más como el Principio 20/80, como laTécnica Pomodoro.
Espero que este artículo al menos te haya hecho recapacitar sobre cómo enfocas tu productividad en lo personal y en lo profesional. Si es así, este artículo ha cumplido con su cometido.
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